Gestão de riscos nos projetos das organizações paulistas
Autor: Armando Terribili Filho da IMPARIAMO®.
Por meio de um Projeto de Iniciação Científica patrocinado pela Faculdade de Administração da Fundação Armando Alvares Penteado (FAAP), realizou-se uma investigação em organizações públicas e privadas do Estado de São Paulo com o objetivo de avaliar a situação do gerenciamento de riscos em projetos. “Risco” é uma ameaça que, caso se torne realidade, poderá impactar (em geral, negativamente) um projeto, seja em termos de custos, prazo, qualidade ou outra dimensão.
A pesquisa teve início no final de 2012, com a participação de alunos do curso de graduação de Administração. Após a elaboração do questionário e definição dos critérios de seleção das organizações participantes, iniciou-se a coleta de dados no primeiro trimestre deste ano. Das 250 organizações convidadas, 34 participaram do processo, sendo: 10 autarquias, 9 prefeituras municipais, 4 secretarias de estado e 11 empresas nacionais e multinacionais. Se por um lado, a amostra pode ser considerada quantitativamente pequena, por outro, pode-se dizer que tem representatividade por serem organizações de expressão em suas áreas de atuação. De qualquer modo, os resultados evidenciaram pontos relevantes no gerenciamento de riscos nas organizações, além de algumas particularidades que merecem discussão.
O debate
O debate será dividido em quatro setores distintos: a categorização da organização respondente, a ênfase atribuída aos riscos (seleção de projetos, planejamento dos projetos e execução dos projetos), algumas práticas, como o uso de indicadores no gerenciamento de riscos em projetos e as metodologias/ferramentas em uso pelas organizações.
Primeiro aspecto – categorização do respondente
O primeiro ponto, quanto à categorização das organizações respondentes, pode-se dizer que apenas 35,2% da amostra possui Escritório de Projetos (PMO – Project Management Office), com média de 4,25 profissionais na sua composição. Quanto à metodologia de gerenciamento de projetos, 55,9% declararam que utilizam metodologia própria; 32,4% afirmaram que não há um padrão da metodologia utilizada, sendo que cada gerente atua da forma que julga mais adequada, com base em sua experiência pessoal. As metodologias de terceiros são utilizadas por 8,8% das organizações. Apenas uma organização não respondeu a essa questão, representando 2,9%. Outro aspecto quanto à metodologia de gerenciamento de projetos que merece destaque é a questão da inovação, pois 8,8% declararam ter uma metodologia específica para gerenciar projetos de inovação. Segundo alguns especialistas no tema, todo projeto é uma inovação, com entregáveis únicos, ou seja, podem existir projetos similares, mas não iguais.
Segundo aspecto – Ênfase atribuída aos riscos
O segundo aspecto a ser apresentado é a ênfase atribuída aos riscos de projetos: 41,2% declararam que os riscos são considerados no processo de “seleção de projetos”. Quanto ao “planejamento dos projetos”, 35,3% da amostra declarou considerar os riscos, e quanto à “execução dos projetos”, o tema riscos é relevante para 38,3%. Os percentuais obtidos nas três questões efetuadas (seleção de projetos, planejamento dos projetos e execução dos projetos) podem ser considerados baixos; ademais, evidenciam uma menor importância atribuída aos riscos na etapa de planejamento do projeto.
Terceiro aspecto – Indicadores e Lições Aprendidas
O terceiro aspecto a ser apresentado é que no questionário existiam nove afirmações relativas às práticas utilizadas nas organizações, com opções de resposta: “nunca”, “às vezes” e “sempre”. Essas alternativas permitem identificar se um dado processo é existente na organização, e também, se o mesmo é sistematizado ou não. A primeira afirmativa que se traz para o debate é “há indicadores de gestão de risco, que são monitorados durante a vida do projeto”. Para essa resposta obteve-se 38,2% para a resposta “nunca” e 38,2% para “às vezes”. Considerando que quatro organizações não responderam à questão, tem-se um nível baixo de acompanhamento sistematizado de gestão dos riscos durante a execução dos projetos, com apenas 11,8% (organizações que responderam “sempre”). Outro tema que também traz preocupação é quanto à afirmativa “os riscos são registrados ao final do projeto em lessons learned (lições aprendidas)”, pois apenas 4 das 34 organizações responderam “sempre”, caracterizando a baixa prioridade atribuída pelas organizações na gestão do conhecimento na área de riscos de projetos.
Quarto aspecto – Guia PMBOK® e Metodologias
Finalmente, os resultados da afirmativa “o Guia PMBOK® (Project Management Body of Knowledge) do PMI (Project Management Institute) é uma ferramenta de uso frequente na organização para o gerenciamento de riscos nos projetos” causa surpresa, pois recebeu “sempre” de apenas 8,8% das organizações, sendo que 50% da amostra respondeu “nunca”, 29,4% “às vezes” e 11,8% não responderam.
O quarto ponto refere-se ao uso de metodologias específicas para gerenciamento de riscos em projetos: 70,6% afirmaram que está contida na metodologia de Gerenciamento de Projetos; 14,7% afirmaram que há outra para gerenciamento de riscos, tendo sido mencionados: metodologia própria da Gestão Pública e COSO/COBIT. 14,7% das organizações não responderam. Outro aspecto considerado relevante: nenhuma das 34 organizações respondentes tem profissional dedicado ao gerenciamento de riscos em projetos. Quanto às ferramentas (softwares) utilizadas para o gerenciamento de riscos em projetos foram mencionados: MS-Project, Scrum, Project Pier, MS-EPM, Excel, Salesforce, Microsoft Office, Sharepoint, Document Management e PPM.
Evidentemente que as organizações têm priorizado em seus projetos os principais pontos de problemas: atrasos, escopo mal definido ou mudanças constantes no escopo do projeto, elevação nos custos e falhas na comunicação (conforme resultados do Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil de 2010, organizado pelo PMI). Entretanto, há que se notar que o planejamento e/ou a gestão inadequada de riscos trará como consequências ao projeto problemas nos prazos, nos custos, no escopo, na qualidade das entregas, na satisfação dos usuários, clientes e patrocinadores.
Resultados da Pesquisa de Campo
Os resultados da pesquisa evidenciaram que se caminha a “passos lentos” na área de gerenciamento de riscos em projetos. A pergunta que fica no ar é “por que tão baixo nível de resposta (34 respondentes de 250 organizações selecionadas)”? Considerando-se que o tempo estimado para preenchimento do questionário era inferior a 10 minutos e que as organizações receberam envelope previamente endereçado e selado para facilitar a devolução, pergunta-se: houve falta de interesse de participar da pesquisa ou intenção de evitar uma exposição quanto a uma possível fragilidade na área de gerenciamento de riscos em projetos?
Enquanto a pergunta não é respondida, aproveitamos para destacar e agradecer às organizações participantes da pesquisa (que já receberam os extratos consolidados dos resultados) e aos alunos da Faculdade de Administração da FAAP: Murilo Pogetti Zanetti (que atuou na fase de coleta de dados) e de David Alejandro Tinoco Reyes (aluno intercambista de Lima, Peru, que atuou na etapa de análise dos dados).
Dando seguimento ao tema, apresentam-se para debate os resultados de uma seção do questionário de pesquisa contendo nove itens relacionados ao gerenciamento de riscos em projetos, que foram enviados às organizações respondentes através de nove afirmativas, quando então, a organização pesquisada podia assinalar “sempre”, “às vezes” ou “nunca”, em conformidade com sua realidade. A alternativa “sempre” indica que a organização atua de forma sistematizada no item abordado; a opção “às vezes” indica que é algo pontual que ocorre esporadicamente; finalmente, a opção “nunca” indica que o item não é considerado na organização pesquisada.
As afirmativas 1, 2 e 3
A primeira afirmativa era “há procedimentos claros na organização para identificação e documentação dos riscos antes da aprovação do projeto”. Os resultados (6,4% de “sempre” e 61,3% de “às vezes”) indicam que em cada três organizações respondentes, duas têm esses procedimentos, porém não estão sistematizados na organização, considerando o baixíssimo índice na alternativa “sempre”.
A segunda afirmativa “os riscos são integrantes do processo decisório de aprovação de projetos” obteve 63,3% para “às vezes” e 23,3% para sempre, demonstrando um elevado percentual nessa área, porém ainda não na forma de um processo sistemático, em função do elevado percentual de “às vezes”.
A terceira afirmativa menciona que “os riscos são priorizados de acordo com o grau de severidade”, tendo 40% de respostas para “às vezes” e 33,3% para “sempre”, mostrando que se trata de um processo usual para cerca de 3/4 das organizações respondentes, porém também não sistematizado para a maior parte.
As afirmativas 4 e 5
A quarta afirmação tinha por tema o valor de contingência do projeto (reserva financeira), tendo por base os riscos identificados. O elevado índice de “nunca” com 53,3% evidencia que a maioria das organizações se utiliza de outros critérios para determinar o valor da contingência. Há autores que mencionam 10% sobre o valor do projeto (por exemplo, Dalton Valeriano em “Moderno Gerenciamento de Projetos”. São Paulo: Pearson, 2005); entretanto, essa previsão pode-se mostrar excessivamente elevada ou pequena demais, dependendo dos riscos, da complexidade do projeto e das particularidades de cada risco, como probabilidade e impacto. O Método de Mosler para qualificação dos riscos se utiliza de seis critérios: função (nível de gravidade das consequências ou danos), substituição (grau de dificuldade para substituição), profundidade (grau de perturbação à imagem da empresa), extensão (alcance e extensão dos danos), agressão (probabilidade do evento acontecer) e vulnerabilidade, ou seja, o impacto que pode ser causado. (Marcos Mandarini em “Segurança Corporativa Estratégica: Fundamentos”. Barueri: Manole, 2005). O Método de Mosler embora possa ser considerado subjetivo na avaliação dos seis critérios é mais completo que a tradicional abordagem que considera somente dois critérios: impacto e probabilidade.
“Os riscos são gerenciados durante toda a vida do projeto” era a quinta afirmativa com apenas 10% de resposta “nunca”. Isso indica que grande parte das organizações está gerenciando os riscos nos projetos, seja de forma sistematizada para 23,3% das organizações (resposta “sempre”) ou pontualmente (66,7% – resposta “às vezes”).
As afirmativas 6 e 7
A sexta afirmativa “há indicadores de gestão de riscos, que são monitorados durante a vida do projeto” obteve: 13,4% de escolha “sempre” e 43,3% de “às vezes”. A utilização de indicadores é recomendável, por exemplo, indicador de gestão de riscos (para garantir que existe uma efetiva e contínua gestão de riscos) e indicador de exposição a riscos (para medir constantemente o nível de exposição do projeto a riscos).
A afirmativa seguinte era relativa ao registro dos riscos em base de dados de lições aprendidas (lessons learned), com baixos índices de: sempre (13,4%) e às vezes (33,3%), evidenciando a baixa prioridade atribuída pelas organizações na Gestão do Conhecimento na área de riscos de projetos.
A oitava afirmativa refere-se ao uso frequente do Guia PMBOK®(Project Management Body of Knowledge) do PMI (Project Management Institute) no gerenciamento de riscos em projetos. Apenas 10% responderam “sempre” e 33,3% optaram por “às vezes”, o que pode ser considerada como uma baixa utilização da “Bíblia” do gerenciamento de projetos, agora em sua 5ª. edição (lançada em 2013).
A nona e última afirmativa era “a organização tem profissionais dedicados exclusivamente ao gerenciamento de riscos”. Para essa questão obteve-se 25,8% para a alternativa “às vezes” e 74,2% para “nunca”, evidenciando que nenhuma das organizações pesquisadas tem profissionais que atuam com dedicação exclusiva a essa área. Todavia, de cada quatro organizações, uma tem em algumas situações (pontualmente) profissionais alocados a este tipo de gerenciamento.
Considerações Finais
A cultura de gerenciamento de riscos em projetos ainda está em fase de amadurecimento nas organizações. Há casos em que os riscos são identificados, qualificados e quantificados em tempo de “planejamento”. Isto decorre de exigências internas de muitas organizações que têm a criação desta lista como pré-requisito para realizar a venda de um projeto (sobretudo, empresas de consultoria). Todavia, quando o projeto se inicia, abre-se uma gaveta e esta lista de riscos é lá esquecida, como se os riscos deixassem de existir. Em verdade, além daqueles identificados, novos riscos surgem na execução de um projeto. Quando um risco se torna realidade, os impactos no projeto são notórios em várias dimensões: custos, prazos, qualidade entre outras. Os riscos precisam ser gerenciados, as contingências devem ser não somente de custos (como já é relativamente disseminado no mercado), como também de prazos.
Com um maior aprofundamento na investigação da área de gerenciamento de riscos e com uma amostra maior, pode-se ainda pesquisar acerca das técnicas utilizadas para identificação de riscos (lições aprendidas, brainstormings, pesquisas externas e consultas a especialistas), das ferramentas em uso, como construção de cenários, árvore de decisão, simulação de Monte Carlo, dentre outras. Desta forma, com uma amplitude maior nas investigações, a Pesquisa de Iniciação Científica em Gerenciamento de Riscos em Projetos (em curso na Faculdade de Administração da FAAP) pode propiciar às organizações e aos profissionais uma reflexão mais profunda quanto às práticas atuais, trazendo como consequência uma maior profissionalização da área e melhores resultados dos projetos das organizações. Aguardem!
Notas:
- É permitida a reprodução desse artigo, desde que citado o autor e a fonte (Impariamo® Cursos e Consultoria).
- Artigo compilado de duas publicações originalmente divulgadas pelo site Meta Análise, sob os títulos: “Gerenciamento de riscos nos projetos das organizações paulistas: resultados de pesquisa de campo” (primeira parte) e “Gerenciamento de Riscos nos projetos das organizações paulistas” (segunda parte).