A independência nas Revisões de Qualidade em Projetos
Autor: Armando Terribili Filho da IMPARIAMO®.
Todo projeto, por mais simples que seja, exige um bom planejamento que engloba uma clara definição dos objetivos do projeto, das entregas, da qualidade esperada, dos recursos necessários e de um plano de gestão. Neste plano, torna-se necessária a existência de uma documentação mínima, contemplando: cronograma, fluxo de caixa, matriz de responsabilidades, organograma do projeto (estrutura de autoridade), plano de comunicação, avaliação dos riscos e estratégia para abordá-los.
A gestão de um projeto transcende os limites internos de uma organização, pois há fornecedores e partes envolvidas de forma direta/indireta que são externos à organização. Por exemplo, em um projeto pode-se contratar materiais de terceiros, serviços para complementação da expertise da equipe e treinamento para capacitação dos profissionais. As partes envolvidas (também chamadas de stakeholders) são afetadas pelo projeto, como por exemplo, o projeto da Prefeitura de São Paulo de criação das faixas exclusivas de ônibus em avenidas da cidade, que afetou diretamente os lojistas de negócios estabelecidos nessas avenidas, os moradores das cercanias, os motoristas de veículos particulares, a população usuária de ônibus, as companhias de ônibus, dentre outros.
A execução de um projeto é tensa, pois há compromissos com os prazos, custos e qualidade planejados. Recentemente, os projetos de construção/reforma dos estádios de futebol das cidades-sede da Copa do Mundo de Futebol de 2014 evidenciaram a preocupação com os prazos (a data-limite para realização das partidas estava estabelecida há anos pela FIFA), com os custos dos projetos, que explodiram em relação ao planejado (as causas, certamente, serão analisadas pelos órgãos competentes e pela sociedade) e com a qualidade.
Na execução de um projeto surgem imprevistos, riscos previamente identificados ou não que se tornam realidade, como: greves, embargos, acidentes de trabalho e outros relacionados a ações da natureza (inundações, por exemplo) e falhas no planejamento, que acabam por comprometer o andamento do projeto, seja em termos de custos, qualidade ou prazos. Desta forma, por mais competente que seja a equipe do projeto, torna-se necessário que Revisões de Qualidade sejam realizadas por instituições independentes durante a realização de um projeto.
Estas revisões, em geral realizadas por consultorias externas à organização, têm por objetivo analisar e avaliar o andamento do projeto, identificando lacunas, falhas e apontando sugestões de melhoria, de otimização dos processos. Não são auditorias, que têm objetivos complementares às Revisões de Qualidade.
Um psicólogo ao atender seu paciente, atua com empatia e sensibilidade, porém de forma racional objetivando auxiliar o atendido na solução de seus problemas e na busca de realizações e felicidade. As Revisões de Qualidade são similares, no sentido de se ter uma “visão externa” de uma empresa especializada com profissionais experientes que estão “fora do calor do projeto”, sem envolvimento emocional. Para ser realmente “independente”, o trabalho precisa ficar isento de envolvimento político ou dos interesses da área ou do profissional contratante da consultoria. Essa imparcialidade não é fácil de ser observada, todavia torna-se indispensável para que se atinjam os objetivos propostos pelas revisões.
As revisões periódicas (mensais ou bimestrais, dependendo da complexidade e duração do projeto), tendo como base na análise de documentos e realização de entrevistas com algumas das partes envolvidas no projeto (clientes, inclusive), permitem efetuar o acompanhamento e avaliação das ações corretivas e preventivas recomendadas em revisões anteriores, bem como, identificar novas proposições e ajustes, transformando o processo em algo contínuo. O uso de indicadores permite medir a evolução do projeto em várias dimensões, como: custos, prazos, qualidade, comunicação, exposição a riscos, gestão de riscos, etc.
Para concluir, um alerta: se os objetivos do projeto não forem bem definidos quando do seu planejamento inicial, não há como efetuar esta definição em tempo de Revisões de Qualidade, tornando-se mais prático, em casos extremos, o encerramento do projeto e a criação de um novo. A propósito, quando se fala em objetivos mal definidos de um projeto, paira no ar a pergunta sobre o destino de alguns estádios de futebol construídos no país para a Copa do Mundo de Futebol de 2014.
Notas:
- É permitida a reprodução desse artigo, desde que citado o autor e a fonte (Impariamo® Cursos e Consultoria).
- Artigo originalmente publicado no site Meta Análise e republicado pelo PMI-SP no dia 10/jul/2014 na categoria GP na mídia.
Vídeo – Entregar um projeto no prazo, dentro do orçamento e com qualidade! Sonho ou realidade? Como monitorar o progresso de um projeto para evitar surpresas desagradáveis ao final?