Reunião de Kick-off de um Projeto
Autor: Armando Terribili Filho da IMPARIAMO®.
Por que muitos profissionais não gostam de reuniões? Há várias razões, como: interrupção de suas atividades de trabalho, sensação de dispender tempo fora de suas prioridades, recebimento de “homework” (lição de casa) ao final da reunião, que conflitará ainda mais com suas atividades e prioridades.
Além desses aspectos, nota-se que há reuniões improdutivas, decorrentes de: ausência de pauta, impontualidade dos participantes, perda de foco, participantes sem a devida preparação para a reunião conforme previamente solicitado, debates para ver “quem tem razão” (ego!), atitudes impulsivas que geram animosidades, dentre outros.
Tipos de Reuniões
De acordo com o Guia PMBOK® (PMI, 2013) há três tipos de reuniões:
- troca de informações / comunicação,
- coleta de ideias (brainstorming), resolução de problemas, construção de solução,
- tomada de decisão: validação e adoção de plano de ação.
Embora esses tipos sejam relativamente intuitivos para os profissionais, algumas recomendações do Guia PMBOK® (PMI, 2013) são marcantes, como:
- não misturar tipos diferentes em uma única reunião,
- ter uma agenda pré-definida e com objetivos claros a serem alcançados na reunião,
- documentar por meio de atas, sobretudo, os itens de ação com prazos e responsáveis,
- realizar preferencialmente reuniões presenciais, pois as virtuais (com ferramentas de áudio e vídeo) exigem um maior preparo e infraestrutura adequada e disponível.
Reunião de Kick-off
Em projetos, temos a Reunião de Kick-off, que é a reunião inicial do projeto (o termo inglês “kick-off” representa “pontapé inicial” em língua portuguesa), as Reuniões de Progresso, que podem ser Operacionais ou Executivas (a periodicidade e os participantes dessas reuniões dependem das particularidades de cada empresa/projeto) e a Reunião de Encerramento de Fase ou de Projeto, que muitas vezes não ocorre ou ocorre de forma agonizante.
Indiscutivelmente, uma das mais importantes reuniões de um projeto é a Reunião de Kick-off, objeto deste texto. Nesta reunião é oficializado o lançamento do projeto com a respectiva equipe, propiciando que todos se conheçam pessoalmente (integração), por isso, indispensável que o Gerente do Projeto apresente: o contexto, os objetivos e as entregas planejadas no projeto, os resultados esperados, os critérios de aceite, o cronograma e os milestones (marcos), a agenda das reuniões de progresso (operacionais e executivas) e os principais riscos do projeto.
Um dos itens mais importantes nessa reunião é a divulgação das responsabilidades dos integrantes da equipe, além de mostrar os dispositivos de comunicação interna e os procedimentos administrativos do projeto (lançamentos de horas, procedimentos de reembolso de despesas, solicitação de passagens, condições de hospedagem, etc.).
Quando parte da equipe atua na modalidade virtual, deve-se analisar a possibilidade de fazer com que todos estejam “presentes fisicamente” na Reunião de Kick-off, ou se remotos, devem estar presentes por meio de recursos visuais, buscando a aproximação máxima de todos, o envolvimento pleno, e sobretudo, o comprometimento com o sucesso do projeto.
Participantes
Os autores italianos Bassi e Tagliafico (2010, p. 26) recomendam que na Reunião de Kick-off, além do gerente e da equipe do projeto, estejam também presentes o sponsor (patrocinador), o representante do cliente e os principais stakeholders (partes interessadas, como por exemplo, os principais fornecedores).
Eles recomendam que as dúvidas sejam discutidas de modo aberto e que a organização do projeto (organograma) também seja divulgada, a fim de deixar clara a estrutura de autoridade do projeto, que nem sempre é a mesma da organização (sobretudo, em organizações já projetizadas ou em processo de projetização). Por fim, o aviso antecipado dessa reunião torna-se importante, permitindo que todos possam efetivamente participar e que a documentação possa ser preparada adequadamente para distribuição.
A realização de um evento social ao final da Reunião de Kick-off, como por exemplo, um café da manhã ou um cocktail, além de propiciar maior integração entre os participantes do projeto e melhorar a comunicação, tem outro fator importante: marcar para toda a empresa que o projeto está iniciado (Terribili Filho, 2016, p. 249).
Exemplo
Um exemplo de uma Reunião de Kick-off bem-sucedida foi em um projeto de implantação de um Sistema Integrado de Saúde em município do interior do Estado de São Paulo com mais de 30 UBS (Unidade Básica de Saúde). O Prefeito, o Secretário de Saúde e o Gerente do Projeto conduziram a reunião em um auditório previamente preparado. Todos os profissionais da área de saúde da prefeitura municipal (médicos, enfermeiras, atendentes e outros) participaram dessa reunião.
O cronograma foi apresentado e todos receberam uma cópia desse documento no material que foi distribuído. O Gerente do Projeto explicou a razão do porquê uma determinada UBS foi escolhida para ser o “projeto piloto”, e qual foi o critério do sequenciamento das demais UBS, evitando polêmicas e discussões desnecessárias. O Secretário de Saúde mostrou a importância de cada profissional no projeto, suas responsabilidades e os papéis. Um café da manhã marcou o evento, que teve a presença da mídia escrita. No dia seguinte, os principais milestones (marcos) do projeto já foram divulgados para todos os cidadãos por meio dos jornais da cidade, ratificando o compromisso de todos com o sucesso do projeto.
De qualquer modo, é importante notar que cada empresa tem algumas particularidades acerca da Reunião de Kick-off, sobretudo quanto ao “momento” em que ela ocorre.
Referências:
BASSI, Antonio; TAGLIAFICO, Moira. Project Management al lavoro: strumenti e tecniche. Milano: Franco Angeli, 2010.
PMI, Project Management Institute. A guide to the Project Management of Body of Knowledge (Guia PMBOK®). 5. ed. Pennsilvanya: Project Management Institute, 2013.
TERRIBILI FILHO, Armando. Gerenciamento de Projetos em 7 Passos: uma abordagem prática. São Paulo: M. Books, reimpressão 2016.
Nota:
É permitida a reprodução desse artigo, desde que citado o autor e a fonte (Impariamo® Cursos e Consultoria).