O Gerenciamento de Projetos e o pão de queijo
Autor: Armando Terribili Filho da IMPARIAMO®.
A situação no projeto poderia ser resumida em uma única palavra: crise! O cenário era similar ao de inferno de Dante: a performance dos serviços estava muito aquém das expectativas, as equipes estavam desmotivadas, os planos de ação não se sustentavam, e para culminar, o cliente ameaçava cancelar o contrato.
Tratava-se de um projeto de outsourcing junto a uma grande organização brasileira, conceituadíssima e de elevadíssimo nível de exigência quanto à qualidade de serviços. O projeto era executado por uma tradicional empresa multinacional, com profissionais experientes, capacitados e habilitados.
Não se entendia como a performance havia degradado de tal forma, uma vez que os serviços eram prestados há mais de seis anos, sempre com bons resultados. O projeto estava na UTI (Unidade de Terapia Intensiva) e as equipes de trabalho entravam em litígio constante, com trocas de acusações. A fim de tentar solucionar a crise que se agravava, as equipes das duas organizações realizaram uma reunião de trabalho para se diagnosticar as causas-raiz da situação. Este primeiro passo foi importante, pois com base em análises de dados históricos e correntes foram identificadas as principais causas da situação. O segundo passo foi planejar ações que endereçassem as causas identificadas. Os otimistas achavam que tudo já estava resolvido.
Estavam enganados, pois há uma distância imensa entre identificar uma solução e implementá-la, pois isto exige esforço em várias dimensões: comunicação, treinamento, ação e monitoramento. Ademais, o fator tempo deve ser considerado. Em uma analogia grosseira, mesmo após se identificar as causas que provocaram uma doença em uma pessoa, para se atingir os resultados de recuperação há que se considerar o empenho das partes (corpo médico, paciente e familiares) e “tempo” para permitir sua recuperação.
No mundo empresarial, nem sempre esta cultura está incutida nos profissionais, pois todos necessitam e são cobrados por resultados imediatos. Entretanto, há situações que independem de vontade própria, sobretudo quando envolve aspectos de aquisição e distribuição de materiais, uma vez que os fornecedores têm um prazo para produzir e realizar as entregas. Além disto, quando há uma necessidade adicional de mão de obra, há que se considerar o processo de identificação de profissionais, contratação e integração à empresa. Em muitas organizações, os processos administrativos de admissão são lentos, com datas pré-definidas para as diversas etapas, há uma morosa sequência de entrevistas (técnicas e comportamentais), testes, busca de referências profissionais em empregos anteriores, aprovações internas, etc.
Assim, retornando à crise em nosso projeto, se o primeiro passo (identificação das causas-raiz) havia sido um sucesso, o segundo (criação e execução de planos de ação) tinha causado frustração às equipes. Foi quando surgiu um profissional que exigiu um posicionamento formal do projeto ao final de cada dia, com explicações para cada insucesso e prazo para solucioná-lo. Operação microscópica, cirúrgica. No início, a atitude considerada por alguns como de um autocrata, pois as reuniões do projeto eram mensais, ou seja, esta iniciativa causou estranheza. Ao final de cada dia, havia relatório e reuniões através de conference call. Reuniões tensas e sob constante pressão, cobrança e “dedos indicadores apontados” para os responsáveis para cada insucesso.
Para agravar esta situação, este executivo exigiu reuniões presenciais às sextas-feiras, pontalmente às 8 horas da manhã. Isto mesmo, oito horas da manhã! Mais desconforto para todos! A primeira reunião foi um caos, com muitos atrasos e desculpas pelo trânsito, filhos doentes, rodízio municipal, etc., afinal ninguém queria estas reuniões. Foi aí que surgiu a ideia do Pão de Queijo.
Ficou acordado que quem chegasse após o horário determinado deveria trazer um pacote de pães de queijo para a reunião seguinte. Nas primeiras reuniões, havia tanto pão de queijo, que havia sobra. Depois, tínhamos alternativas como: requeijões, bolos, sonhos. Em curto período, as reuniões se tornaram gastronômicas, tal era a quantidade de alimentos que era disponibilizada nas reuniões.
A mudança
Em cerca de um mês, uma mudança radical na postura dos profissionais, pois todos chegavam antes do horário determinado. A situação desconfortável mexeu com os brios de cada um, pois mais que “pagar” os pães, chegar após o horário estabelecido demonstrava falta de compromisso, interesse, participação e vontade. A performance do projeto melhorava, o humor era ótimo, a equipe estava novamente integrada, os casos de insucesso no projeto eram debatidos e solucionados, a recuperação do projeto era notória, a equipe se sentia orgulhosa. Todos queriam colaborar.
Como curiosidade, até o executivo do projeto trouxe em uma data ocasião um pacote de pães de queijo, pois a regra dos atrasos era “para todos” e não “para os outros”. Conclusão: um dos fatores mais importantes para o sucesso em um projeto é ter a equipe com um único objetivo, focada, integrada e comprometida. Para se conseguir isto, pode-se pensar nas muitas técnicas e ferramentas disponíveis, no entanto, a habilidade gerencial deste executivo aliada à sua criatividade deveria fazer com que o Pão de Queijo entrasse no Guia PMBOK® (Project Management Body of Knowledge).
Penso em como registrar estas lessons learned no repertório de boas práticas de gerenciamento de projetos, pois o termo “Pão de Queijo” sem a devida contextualização pode induzir a uma significação insana, ilógica. Enquanto escrevo este artigo, penso onde estarão meus amigos da jornada do pão de queijo…
Notas:
- É permitida a reprodução desse artigo, desde que citado o autor e a fonte (Impariamo® Cursos e Consultoria).
- Artigo originalmente publicado no site Meta Análise e republicado na Revista Qualimetria FAAP – edição de março/2012, p. 78-79.