Home Office, Home Based ou Coworking: escritório do futuro?
Autor: Armando Terribili Filho da IMPARIAMO®.
Será que o tradicional escritório físico, no qual as pessoas se encontram para trabalhar deixará de existir? Atualmente, muito se tem falado de Home Office, quando o profissional desempenha regularmente parte de suas atividades em sua residência e parte no escritório da empresa. Em geral, a modalidade utilizada é parcial, que varia desde o 4×1 (quatro dias por semana na residência e um dia no escritório) até o 1×4 (um dia por semana na residência e quatro dias no escritório).
Há vantagens incontestáveis para o funcionário, para as empresas e para a própria sociedade, como: redução do tempo de locomoção até o local de trabalho, maior proximidade com a família, flexibilidade no horário de trabalho; para a empresa, pode-se mencionar a redução dos custos de infraestrutura e maior concentração do profissional no trabalho com melhoria na qualidade e produtividade; e para a sociedade, redução dos níveis de poluição em função da redução na circulação de veículos, sobretudo, nas grandes cidades.
Com a implantação do Home Office as empresas conseguem otimizar sua infraestrutura, compartilhando espaço, móveis e aparelhos de telefone entre vários funcionários, pois nunca estarão todos no escritório trabalhando simultaneamente. Como a frequência no escritório da empresa é rotativa, isto possibilita a implementação do conceito shared. Assim, uma mesa, um computador e um aparelho de telefone ficam disponíveis para qualquer usuário, ou seja, pela manhã quando da sua chegada, o profissional ocupa uma posição de trabalho, aciona seu ramal telefônico e faz o log-in no computador.
Os objetos pessoais ficam guardados em um armário exclusivo (em geral, tipo vestiário de clube), de fácil acesso pelos funcionários. Ao final do expediente, os recursos utilizados são liberados, pois no dia seguinte, provavelmente outra pessoa ocupará este espaço e utilizará esta infraestrutura.
Os critérios para adoção da modalidade de Home Office variam de empresa para empresa. As mais estruturadas têm três níveis de aprovação:
(i) do gestor, que avalia se o trabalho do profissional pode ser executado em casa e qual a melhor distribuição quantitativa de dias por semana que o funcionário atuará no escritório e na residência;
(ii) da área de Recursos Humanos, que avalia os investimentos, os recursos necessários e providencia a assinatura das alterações no contrato de trabalho, e
(iii) da área de Segurança do Trabalho, que visita a residência do funcionário, a fim de validar a adequação das instalações físicas para o desempenho da função.
Outra modalidade existente é o Home Based, ou seja, o funcionário fica baseado exclusivamente em sua residência. Isto já ocorre no exterior em algumas corporações, sendo que o funcionário fica 100% do tempo atuando em casa, utilizando-se da infraestrutura disponibilizada pela empresa, como notebook, telefone celular, móveis e suprimentos. Todas as reuniões são virtuais e a presença do profissional em escritórios da organização é rara, pois nem sempre a empresa não tem escritório na cidade em que reside o funcionário.
Se por um lado, as duas modalidades Home Office e Home Based oferecem ao profissional uma maior proximidade com a família, por outro lado, exigem disciplina para o trabalho. O maior problema destas modalidades é o distanciamento do ambiente de trabalho, dos colegas, da integração, da troca de informações, da absorção e incorporação dos valores da organização, do “vestir a camisa” e com enfraquecimento do trabalho em equipe. No caso específico do Home Based isto é agravado, pois o vínculo e convívio com a empresa ocorrem exclusivamente no mundo virtual.
Como movimento contrário do pêndulo, como antídoto ao isolamento das pessoas que as modalidades mencionadas podem trazer, surge o Coworking, cujo conceito é de escritório compartilhado por profissionais de várias empresas, autônomos e free lancers. São pessoas que atuam de forma independente das outras. Muitas, cansadas de ficar em casa, de cuidar de filhos, de conviver no ambiente familiar 24 horas por dia e 7 dias por semana, ressentem-se de um bom bate-papo sobre futebol ou moda, troca de ideias e de experiências, almoços de integração, happy hour, etc.
Assim, o Coworking (já disponível em São Paulo) oferece infraestrutura composta de mobiliário, computadores, banda larga, serviços de impressão e salas de reunião. E o mais importante: um ambiente social. O usuário paga semanalmente ou mensalmente pela infraestrutura que lhe é disponibilizada, acrescido de valores adicionais por serviços opcionais utilizados.
Qual será o escritório do futuro? Home Office, Home Based ou Coworking? Trabalharemos em casa? De forma parcial ou total? Os escritórios se esvaziarão? Será que as pessoas buscarão trabalhar juntas?
Difícil prever, mas a tecnologia está mudando o trabalho, as relações de trabalho e a forma de comunicação. Entretanto, como o ser humano é gregário, as relações humanas sempre estarão presentes, sendo que as presenciais são mais envolventes, calorosas e providas de emoção, além de proporcionar troca de conhecimento permanente.
Notas:
- É permitida a reprodução desse artigo, desde que citado o autor e a fonte (Impariamo® Cursos e Consultoria).
- Artigo originalmente publicado no site Meta Análise e republicado no livro “Gerenciamento de Projetos em 7 Passos” (Editora M.Books, São Paulo, 2011 – reimpressão Editora Alta Books, Rio de Janeiro, 2024), p. 237-239.
- Artigo escrito antes da pandemia COVID-19, que trouxe significativas mudanças nas relações de trabalho (presencial e online).