A organização eficiente do e-mail
Autor: Armando Terribili Filho da IMPARIAMO®.
Se o título deste artigo lhe chamou a atenção e você está iniciando a leitura do texto, podemos tirar duas conclusões importantes: a primeira, que você está preocupado com a organização do seu e-mail; e segunda, que você está interessado em identificar alguma “dica” que possa lhe ser útil na organização de sua caixa postal.
O primeiro aspecto a ser analisado é saber a quantidade de identificadores de e-mail que você tem: um, dois, três ou vários? Quanto maior a quantidade de identificadores, maior será o tempo despendido para administrar suas caixas postais.
Não se trata apenas do tempo para efetuar o log-in, mas também, gerenciar as pastas, arquivamento e recuperação de documentos. Desta forma, procure ter no máximo dois identificadores: um relativo à empresa em que você trabalha e outro, seu e-mail pessoal. Esta separação possibilita desvincular mensagens profissionais das pessoais, garantindo maior privacidade e confidencialidade nas suas correspondências.
O requisito fundamental para você gerenciar uma caixa postal com eficiência é sua objetividade. Tenha sempre em mente que sua meta é ter “zero” mensagem em sua caixa de entrada. Toda mensagem recebida poderá ser lida ou não. Esta triagem preliminar, para remover o “lixo”, pode ser feita pelo identificador do remetente, pelo título da mensagem ou por outro critério que você julgue adequado. Ao decidir ler uma mensagem, lembre-se que você tem sempre quatro opções: remover após a leitura, arquivá-la, responder ou adiar a decisão.
A primeira opção é “remover após a leitura”, ou seja, trata-se de uma mensagem informativa ou de pouca importância, que não carece de tratamento adicional. Quando estiver diante desta situação, remova a correspondência imediatamente e sem culpa…
A segunda opção é quando você quer “arquivar” a correspondência, pois tem informações que podem ser úteis para você no futuro (acredite: dificilmente você a utilizará!). De qualquer modo, se você pretende guardar a correspondência, utilize pastas específicas para cada finalidade e com títulos adequados, por exemplo: Despesas-Pessoais, Trab-Faculdade, Piadas, Extrato-Cartão, Receitas, etc.
As duas outras opções são: responder ou adiar a decisão. Se a opção é “adiar”, você deve deixar a correspondência na sua caixa de entrada, pois assim você lá manterá as correspondências pendentes e as não lidas. Algumas pessoas optam por criar uma pasta chamada “Pendências” e transferem para esta pasta as correspondências para serem tratadas no futuro; entretanto, com este procedimento você corre o risco de não responder mensagens importantes. A sugestão é mantê-las na caixa de entrada, lembrando sempre que sua meta é ficar com a caixa de entrada zerada.
A quarta opção, que é “responder”, deve receber alguns cuidados especiais.
Cuidado 1: título da mensagem – deve ser adequado ao assunto e não muito longo, por isso, antes de responder a uma mensagem verifique se o título merece algum ajuste ou correção. Muitas vezes, notamos que uma correspondência (entre idas e vindas) apresenta um título totalmente desatualizado em relação à mensagem, o que pode desmotivar o destinatário a ler sua correspondência, ou pior ainda, que ele conclua equivocadamente alguma coisa sem abrir a mensagem que você enviou.
Cuidado 2: destinatário e copiados – responda a mensagem ao destinatário, que é aquele ou aqueles a quem você pede uma providência ou ação sobre o tema. Os copiados são pessoas que devem somente ser “informadas” da situação. A cópia cega é pouco elegante e, em alguns casos, pouco ética, pois não permite que o destinatário conheça os verdadeiros interlocutores do problema.
Cuidado 3 – tamanho e qualidade do texto – ninguém gosta de ler mensagens longas ou com erros grosseiros de português. Sua mensagem deve ficar limitada a dois ou três parágrafos e deixar claro o que você quer: informar ou solicitar uma ação. Lembre-se que erros de digitação são toleráveis, mas alguns erros de português são inaceitáveis, pois demonstram falta de conhecimento linguístico e descuido na revisão do texto.
Podemos concluir que se você está interessado em organizar sua caixa postal, é necessário que você dê o primeiro passo. Organize-se na criação de pastas e seja objetivo no tratamento das correspondências. Lembre-se, mais uma vez, que seu objetivo é ter sua caixa de entrada vazia. No começo é difícil, depois você perceberá que você terá algum tempo livre para fazer aquilo de que mais gosta: visitar um amigo, caminhar no parque, ouvir aquele CD que você comprou há semanas, assistir TV, dormir ou quem sabe, escrever um artigo como faço eu neste instante…
Notas:
- É permitida a reprodução desse artigo, desde que citado o autor e a fonte (Impariamo® Cursos e Consultoria).
- Artigo originalmente publicado no Jornal Gazeta Mercantil de São Paulo em 25/01/2006, p. A3.