Progresso de Projeto
O que você, executivo, precisa saber sobre um projeto em andamento para a segura tomada de decisão? Relatórios de progresso de projeto com quatro ou cinco páginas são indigestos para todos: para quem os elabora, pelo excessivo tempo de preparação, e também, para você executivo, que precisa entender rapidamente os pontos que requerem sua intervenção.
Para mais informações sobre Indicadores de Projetos (artigos, vídeos, matérias e informações sobre o Workshop com o autor do Livro “Indicadores de Gerenciamento de Projetos”) consulte o site Indicadores de Projetos.
Uma sugestão de contendo de um Project Status Report (PSR), contendo 11 itens:
- Cabeçalho de identificação: data do relatório, código/nome do portfólio e do projeto, nome do gerente, data de início e data prevista para término.
- Últimas reuniões: apresentar as datas da última reunião executiva e da última reunião operacional.
- Descritivo: objetivo geral do projeto (de forma bem sucinta).
- Progresso em relação ao relatório anterior: avanços que existiram, sobretudo quanto às entregas. Principais problemas solucionados.
- Status por área: apresentar os sinalizadores (KPI ou KPIs – Key Performance Indicators), por exemplo, para: prazos, custos, qualidade, escopo. Em nota de rodapé, deve-se explicar o significado das cores em cada área. Além de cores, deve-se usar as siglas Vd, Am, Vm, respectivamente para verde, amarelo e vermelho, pois pode-se tirar cópia do relatório em preto/branco.
- Curva-S: mostra graficamente o avanço do progresso na linha do tempo frente ao planejado.
- Progresso planejado: para a próxima semana/quinzena/mês, sobretudo quanto às entregas.
- Potenciais problemas: neste item podem ser mencionados: falta de recursos humanos, substituição de profissionais, riscos, etc.
- Status geral: texto sucinto seguido de sinalizador verde/amarelo/vermelho do projeto. Esta qualificação deve ter por base os status por área.
- Comentários: texto sucinto do gerente do projeto, se julgar conveniente prestar algum esclarecimento ao executivo.
- Alertas: o que é crítico e que exige intervenção do executivo. Em condições normais, este item deve ficar sem preenchimento. Não banalize o uso deste item!
Nota: sempre que possível (e se for adequado à realidade de sua organização) procure demonstrar o status de um projeto por meio de one-page-report (relatório de uma página), possibilitando apresentar uma visão executiva e objetiva do projeto.