O Escritório de Projetos e o Centro de Documentação
Autor: Armando Terribili Filho da IMPARIAMO®.
O termo “Centro de Documentação” induz em um primeiro momento, equivocadamente, a algo exclusivo relacionado a armazenamento de documentos históricos em locais que necessitam de condições ambientais específicas (iluminação, temperatura e umidade relativa) visando à conservação do registro de memórias ou mesmo de acervos de publicações e livros. Ademais, nessa percepção, a proteção do acervo deve contemplar medidas preventivas contra agentes químicos (poluição atmosférica), agentes biológicos (fungos, insetos e roedores) e agentes humanos (manuseio inadequado e vandalismo).
Além dos Centros de Documentação Histórica, há também centros de documentação musical, de pesquisa científica, de arte popular, dentre outros. Nas organizações públicas e/ou privadas, o Centro de Documentação pode contemplar o armazenamento (físico e/ou eletrônico) de normas e processos, contratos com clientes, fornecedores e parceiros, certificados, publicações da organização, biblioteca, e também, a “documentação de projetos”. A abordagem neste artigo será exclusiva da área de projetos, ou seja, contemplará a criação e operação de um Centro de Documentação de Projetos, em geral, sob responsabilidade do PMO (Project Management Office) ou Escritório de Projetos.
O Centro de Documentação de Projetos tem duas funções primárias, excluindo-se uma possível função de “biblioteca” com responsabilidade de guarda, atualização e administração de livros, revistas, coleções e demais publicações. A primeira função é a “Guarda/Consulta de documentação de projetos encerrados e de projetos em andamento com fases já concluídas” e a segunda, o “Controle de Documentos em uso”, conforme Figura 1.
Figura 1 – Centro de Documentação de Projetos
Função 1
Guarda/Consulta de documentação de projetos encerrados e de projetos em andamento com fases já concluídas, guarda (física e/ou digitalizada) de documentos (em papel ou eletrônicos) de projetos encerrados e de projetos em andamento com fases já concluídas pelo prazo previsto em leis específicas de acordo com cada projeto, permitindo posterior consulta pelos usuários, seja para fins de aprendizagem (lições aprendidas em projetos similares anteriores), seja para fins legais como material comprobatório de aceites, ou mesmo em ações movidas contra a organização ou pela organização.
É possível incluir nesta função a guarda de projetos ainda em andamento; todavia, devido ao dinamismo do dia a dia da gerência de projetos, quanto à guarda, recuperação e consulta de documentos, recomenda-se que o Gerente de Projetos controle a documentação até o encerramento do projeto ou de uma determinada fase, para posterior envio ao Centro de Documentação.
Função 2
Controle de documentos em uso – guarda (física e/ou digitalizada) de documentos padrão (formulários, planilhas, modelos) que devem ser utilizados pela organização no Gerenciamento de Projetos, constituindo-se dos documentos integrantes da metodologia utilizada pela organização.
A Criação do Centro de Documentação
Para a criação de um Centro de Documentação de Projetos, faz-se necessária a realização de um planejamento que contemple as responsabilidades deste Centro, os volumes esperados ao longo do tempo, o espaço necessário, a localização, a mobília e os equipamentos, os recursos humanos necessários à operacionalização do Centro, a definição dos principais processos operacionais e de gestão, e também, os recursos de sistema de informação. Pode-se dividir a criação do Centro de Documentação em cinco etapas sequenciais e contínuas, conforme Figura 2.
Figura 2 – Etapas para a criação de um Centro de Documentação de Projetos
1 – Definição de responsabilidades do Centro de Documentação de Projetos
A etapa mais importante é definir claramente o papel do Centro de Documentação de Projetos na organização, pois com base nesta definição, todos os demais itens do planejamento serão avaliados. Identificar se haverá guarda/consulta de documentação de projetos encerrados e de projetos em andamento com fases já concluídas (função 1) e/ou o controle de documentos em uso na organização (função 2), definindo algumas particularidades da organização na operacionalização da(s) função(ões).
2 – Identificação de volumes
Para realizar a função de guarda de documentação de projetos encerrados e de projetos em andamento com fases já concluídas, torna-se necessário efetuar um levantamento para se apurar o volume de projetos em um determinado período (por exemplo, por mês), se é documentação eletrônica e/ou física e o espaço médio necessário para armazenar a documentação de um projeto encerrado. Nesta etapa devem ser definidos quais são os documentos que serão armazenados, como: propostas, contratos, atas de reunião, relatórios de status de projeto, cronogramas, aceites intermediários e finais, atestados, planilhas de controle de custos, pesquisas de satisfação com o cliente/usuário, relatórios de resultados e metas, etc.
Ademais, deve-se definir uma política preliminar de período máximo em que a documentação ficará armazenada no Centro de Documentação de Projetos (por exemplo, cinco anos), quando em seguida, deverá ser direcionada para o arquivo morto. Ainda nesta etapa, deve-se definir se o Centro de Documentação de Projetos será centralizado ou descentralizado, pois isto afetará diretamente o dimensionamento de espaço e os processos operacionais de envio, guarda e consulta. No caso de Centro de Documentação de Projetos descentralizado, o levantamento de quantitativos de projetos deverá ser por localidade.
3 – Definição da estrutura necessária
Nesta etapa, deverá ser avaliada a estrutura necessária, contemplando o espaço físico e as condições ambientais, a estrutura (armários, escadas, mesas, cadeiras, equipamentos, etc.) e os recursos humanos (quantidade de profissionais, habilidades requeridas e horário de trabalho). Quando da análise da estrutura necessária para estabelecimento do Centro, deve ser contemplada as condições de consulta: eletrônica e/ou física. No caso de pesquisa física, pode-se ter a condição em que o usuário vai ao Centro de Documentação de Projetos e lá efetua a consulta com apoio de profissional do Centro, ou a condição em que o usuário solicita a documentação ao Centro de Documentação de Projetos, que lhe envia a posteriori.
4 – Definição dos principais processos operacionais
Com base nos processos operacionais necessários, poder-se-á identificar as necessidades sistêmicas para a implantação do Centro de Documentação de Projetos. Com o objetivo de ilustrar alguns dos possíveis processos operacionais, mencionam-se alguns, ressaltando-se entretanto, que a lista não é exaustiva.
Para a Função 1 – Guarda/Consulta de documentação de projetos encerrados e de projetos em andamento com fases já concluídas:
- Processo 1 – Envio de documentação de projeto encerrado para guarda;
- Processo 2 – Guarda de documentação de projeto encerrado;
- Processo 3 – Consulta de documentação de projetos encerrados e de projetos em andamento com fases já concluídas;
- Processo 4 – Envio de documentos solicitados;
- Processo 5 – Controle de documentos emprestados e recebimento (devolução).
Para a Função 2 – Controle de documentos em uso
- Processo 1 – Guarda de documentos ativos, controle de versão e comunicação;
- Processo 2 – Distribuição de metodologia.
5 – Implantação do Centro de Documentação de Projetos
Trata-se de um “projeto” que deve contemplar como principais funções: a preparação do ambiente, as aquisições (itens da estrutura), o recrutamento de profissionais, a definição dos processos operacionais e sua respectiva documentação, a preparação dos sistemas de informação, o treinamento da equipe nos processos e uso dos sistemas, a divulgação do Centro de Documentação de Projetos na organização e dos processos operacionais.
Deve-se destacar que os aspectos de segurança física e lógica do Centro de Documentação de Projetos são específicos e particulares para cada organização. Entretanto, além da segurança física dos documentos (localização com estrutura adequada), deve-se também contemplar os aspectos de acesso físico à área, acesso sistêmico, movimentação de documentos, salvas periódicas de documentos eletrônicos com armazenamento externo.
Outro aspecto que merece destaque é quanto ao profissional que coordenará as atividades do Centro de Documentação, uma vez que deve ter capacitação para catalogar, definir palavras-chave para a recuperação da informação, arquivamento, entre outras funções associadas à gestão da informação e de documentos.
Notas:
- É permitida a reprodução desse artigo, desde que citado o autor e a fonte (Impariamo® Cursos e Consultoria).
- Artigo originalmente publicado no site Meta Análise.
Vídeo – Os indicadores de progresso de um projeto avaliam seu desempenho em tempo de execução. Um conjunto de documentos devidamente armazenados eletronicamente (e/ou fisicamente) reduz exposições judiciais e facilita a transmissão e conhecimento para outros projetos similares. Funções estas estruturadas por de um sólido Escritório de Projetos (PMO).