Comunicação Visual em Projetos
Autor: Armando Terribili Filho da IMPARIAMO®.
O livro lançado pela Editora Elsevier “As 7 leis da aprendizagem” de autoria de Godfrey, Smith e Pulsipher expõe que há quatro tipos distintos de aprendizado: visual, auditivo, leitura/escrita e cinestésico. Os autores destacam que cada pessoa tem uma forma preferencial de aprender. Os visuais aprendem pela visão, ou seja, têm maior familiaridade com imagens, fotos, diagramas e gráficos; já, os auditivos aprendem pela audição, tendo como principais ferramentas de apoio, as explanações verbais, as discussões, as gravações em áudio e vídeo, os brainstormings e os debates que os sucedem.
As pessoas que aprendem pela leitura/escrita gostam dos textos, documentos, registros, anotações, e em geral, não gostam de muita conversa, necessitando de tempo para ler. Finalmente, os cinestésicos são aqueles que aprendem pela vivência física, pela experimentação, pela ação. É evidente que cada um de nós tem um pouco de cada estilo, mas, há um estilo preferencial/dominante.
Os autores do citado livro apresentam um exemplo para ilustrar a atitude de pessoas com estilos diferentes em um processo de montagem de uma churrasqueira americana. A pessoa visual utilizará o Guia de Instruções existente para verificar os esquemas e diagramas; os auditivos, provavelmente, lerão as instruções em voz alta ou pedirão para alguém ler a fim de montar a churrasqueira. As pessoas que aprendem pela leitura/escrita, terão lido o guia no dia anterior à montagem, enquanto que as cinestésicas pegarão as peças e tentarão montar a churrasqueira, ignorando completamente o Guia de Instruções.
Com experiência profissional há mais de 35 anos e como docente há quase uma década, confesso-me uma pessoa visual. Tenho constatado de forma empírica em sala de aula, através da realização de testes de retenção da informação que a cada dia os alunos se tornam mais visuais e cinestésicos. Evidentemente, além da TV, a Internet, as redes sociais, o YouTube, os smartphones, os games têm estimulado e facilitado o desenvolvimento da aprendizagem através da visão.
Quanto a projetos, o item “comunicação” é um dos mais críticos para o sucesso de sua realização. Isto foi constatado em 2010 no último benchmarking em gerenciamento de projetos Brasil, organizado pelos 13 chapters (capítulos) do PMI (Project Management Institute) existentes no país. Deste benchmarking participaram 460 organizações públicas e privadas, dos mais variados segmentos do mercado e de diferentes portes, garantindo assim, a consistência dos resultados obtidos. Neste benchmarking, 40,1% das organizações pesquisadas declararam ter problemas de comunicação em seus projetos. Este item apareceu em terceiro lugar no ranking de 18 itens apresentados (só foi superado pelos itens “não cumprimento dos prazos” e “mudanças de escopo constantes no projeto”).
A comunicação com os stakeholders (interessados no projeto, incluindo os participantes) se faz, em geral, através de reuniões (operacionais e executivas), comunicados (sobretudo através de e-mails), sites, atas de reuniões (muitas vezes, com muita redundância, maçantes e pouco práticas) etc. Nem sempre há um Plano de Comunicação no projeto, tornando as comunicações muito mais “reativas” a situações problemáticas e crises, quando deveriam ser devidamente planejadas.
A comunicação visual poderia ser um facilitador neste processo. Por exemplo, um cronograma é um excelente instrumento de comunicação visual, pois é fácil de ser lido e interpretado pelos integrantes do projeto. Cores em um cronograma podem indicar atividades em atraso, atividades em dia, atividades já concluídas etc. No entanto, torna-se importante, que este material esteja disponível em local de fácil acesso aos profissionais, por exemplo, não ficando armazenado em pastas ou gavetas, mas sim, disponibilizado em uma parede da sala do projeto (War Room).
Outro exemplo de comunicação visual seria a criação de um cockpit por projeto (painel de controle), indicando situações de normalidade, de atenção e de problema – para tanto, a simbologia internacional utilizando semáforo nas cores verde, amarela e vermelha se tornam extremamente eficazes. Este cockpit poderia ter para cada projeto a avaliação de várias dimensões (KPIs) como: custos, prazos, qualidade das entregas, riscos, comunicação, satisfação do patrocinador do projeto, da equipe do projeto e dos usuários.
Caso se queiram alternativas que transcendam o tradicional “semáforo”, poderiam ser utilizados outros sinais de comunicação visual, como símbolos de indicação meteorológica (ensolarado, nublado, chuvoso) ou utilizar simbologia de agentes de circulação (seguir em frente, reduzir a velocidade, parar). Isto também se aplicaria a portfólio de projetos, que é um conjunto de projetos (não necessariamente interdependentes ou diretamente relacionados) a fim de atender a “objetivos estratégicos de negócios” da organização.
Na comunicação visual, o conteúdo nunca está dissociado da forma. Uma mensagem tem um objetivo: contar, expressar, explicar, dirigir, inspirar, afetar. Conforme explica a autora norte-americana Donis A. Dondis em seu livro “Sintaxe da Linguagem Visual” (Editora Martins Fontes, 2003), a informação visual é dominada por palavras e símbolos, emitidos pelo criador e modificada pelo observador.
A autora do livro, que também é designer e professora, apresenta diferentes técnicas de comunicação visual utilizadas para o criador expressar o conteúdo, mencionando como estratégia compositiva da mensagem, a polaridade entre equilíbrio/instabilidade, simetria/assimetria, regularidade/irregularidade, simplicidade/complexidade, unidade/fragmentação, economia/profusão, minimização/exagero, previsibilidade/espontaneidade, atividade/estagnação, sutileza/ousadia, neutralidade/ênfase, transparência/opacidade, estabilidade/variação, exatidão/distorção, planura/profundidade, singularidade/justaposição, sequencialidade/acaso, agudeza/difusão e repetição/episocidade.
Desta forma, nas reuniões de avanço de projeto, nos indicadores representados por cockpits, nas mensagens destinadas aos stakeholders do projeto, nos produtos/serviços gerados pelos projetos, transforme a comunicação visual em sua aliada, pois a cada dia, os jovens leem menos, são mais pragmáticos e cinestésicos, dispõem de menos tempo, interpretam símbolos e se transformam em “visuais”. Portanto:
SORRIA!
Observações do autor:
- Há no Brasil 16 chapters do PMI, sendo que em 2012 foi criado o de Sergipe, o penúltimo foi em 2015 (Mato Grosso, na cidade de Cuiabá) e em 2020, o da Paraíba (João Pessoa), que evidentemente, não participaram do benchmarking de 2010.
- Artigo originalmente publicado no site Meta Análise, republicado na Revista Qualimetria FAAP – edição de outubro/2011, p. 100-101 e no livro “Gerenciamento dos Custos em Projetos” da coleção “Grandes Especialistas Brasileiros em Gerenciamento de Projetos” da Editora Elsevier (2014), p. 121-123.
Nota: é permitida a reprodução desse artigo, desde que citado o autor e a fonte (Impariamo® Cursos e Consultoria).