Gestão de equipes de projetos: reconhecimento e premiação
Autor: Armando Terribili Filho da IMPARIAMO®.
Os participantes de projetos, sobretudo os de curta duração, estão à mercê de um problema comum: a avaliação individual de desempenho! A avaliação por si é um excelente instrumento de feedback que permite ao profissional participante do projeto conhecer seus pontos fortes e seus pontos a desenvolver, sob a ótica de um Gerente de Projetos, com base em seu desempenho.
O problema da avaliação é que o Gerente de Projetos não é necessariamente o gestor (hierárquico) do participante, por isso, para projetos de curta duração, podem ocorrer situações com visão equivocada, distorcida ou mesmo estereotipada, em função do curto período de relação profissional entre ambos.
Se a avaliação for efetuada de modo criterioso, possibilitará que se identifiquem algumas lacunas de competências que podem ser supridas por treinamento para os próximos projetos, por busca de complementação de conhecimento e capacitação por iniciativa do próprio profissional ou da organização.
Ademais, nas avaliações podem também ser evidenciados comportamentos e atitudes positivas do profissional, que reforcem postura adequada ou mostrar (por fatos e dados) comportamentos negativos, possibilitando uma reflexão sobre as ações e suas consequências, evitando indesejáveis reincidências.
Em geral, as avaliações nas organizações são efetuadas pelos gestores com periodicidade anual, tendo ao final do semestre uma reunião de revisão de objetivos e feedback preliminar quando alguns “ajustes de rota” são discutidos e realizados. Entretanto, os profissionais que atuam em projetos têm, em geral, diversos gerentes ao longo do ano, sobretudo, se sua atuação ocorre em projetos de curta duração.
Por isso, pode acontecer de um participante ter um bom desempenho em determinados projetos e atuações insatisfatórias em outros. As causas são variadas, não se limitando a problemas na comunicação entre gerente-participante, instrução inadequada para desenvolvimento das atividades, falta de documentação ou informação insuficiente, falta de conhecimento do profissional para realização das tarefas, tempo insuficiente alocado para o profissional desempenhar as atividades designadas, problemas na relação gerente-participante e outras.
De qualquer modo, não é objetivo deste artigo discutir as possíveis causas do descolamento do desempenho planejado com o realizado, tampouco, o processo de avaliação de final de ano, quando o conjunto de avaliações realizadas no transcorrer do período são então consideradas.
Há métodos específicos para este fim, quando as reuniões gerais (round tables) são realizadas, tendo a participação do Resource Manager (Gerente de Recursos), dos Gerentes de Projetos, diretores de projetos e/ou seus representantes, a fim de avaliar de modo holístico a atuação dos profissionais nos projetos da organização.
O que se pretende efetivamente discutir neste artigo são as “premiações” por bom desempenho, muitas vezes esquecidas pelo Gerente do Projeto, em função de seu agitado, corrido e concorrido dia a dia. As organizações têm, em geral, sistemas de premiação por bom desempenho, que nem sempre são utilizados como poderiam e deveriam pelo Gerente de Projetos.
Os instrumentos de premiação envolvem não somente aspectos financeiros (prêmios em dinheiro, viagens, prêmios materiais, brindes) com também, outros de valores intangíveis como: cartas de agradecimento, certificados de reconhecimento, troféus etc. Evidentemente que algo híbrido entre estes dois componentes (financeiro e de valor intangível) é o ideal.
No contexto de premiação, mencionam-se duas situações reais ocorridas recentemente, ressaltando que as premiações podem ser individuais ou coletivas. O prêmio individual não pode causar mal-estar aos demais participantes do projeto, mas sim, estimulá-los para que também consigam tal reconhecimento. A entrega de qualquer premiação deve ser efetuada em público, diante de clientes, colegas e gerentes a fim de valorizar o desempenho do profissional na presença de todos, propiciando um momento de orgulho e satisfação à pessoa. O prêmio por equipe, por sua vez, não tem por objetivo “socializar” a premiação, mas dar destaque àqueles da equipe que tiveram desempenho acima do previsto.
O primeiro caso a registrar foi de uma premiação individual ocorrida em Curitiba. A equipe do projeto, com mais de dez integrantes, teve que se reunir em um feriado nacional para a realização de um treinamento, pois era inviável realizar o curso em dias úteis, pois para isto, ter-se-ia que isolar a equipe de suas atividades diárias. Ao final do treinamento foi realizado um brainstorming com os participantes, com o objetivo de se identificar potenciais itens de melhoria em um determinado processo de negócio.
Todos apresentaram de forma aberta suas sugestões e contribuições. Ao final da coleta de dados, o Gerente do Projeto, que atuava como facilitador do brainstorming, solicitou que cada profissional votasse em três sugestões (podendo ser as de sua autoria ou não) atribuindo 1, 2 e 3 pontos. O processo ocorreu com muito profissionalismo e transparência, sendo que a sugestão que obteve maior pontuação foi declarada como vencedora. O Gerente do Projeto se comprometeu a viabilizar a implantação da sugestão e o profissional que havia sugerido a melhoria ganhou um prêmio: um jantar naquela noite com sua família em qualquer restaurante da cidade.
Uma semana depois, o Gerente do Projeto obteve o depoimento do profissional vencedor: “Foi maravilhoso saber que apresentei a melhor ideia, segundo critérios de julgamento de meus próprios colegas. Ademais, a ideia será implementada na empresa. O mais gratificante ocorreu no jantar quando disse a meu filho que a razão do jantar especial era um prêmio pela ideia que havia dado e que havia sido eleita pelos colegas de trabalho. Foi motivo de orgulho e satisfação para toda a família”.
Premiar não é necessariamente algo por “exceder os objetivos”, ou seja, muitas vezes quando os objetivos são agressivos, pode-se premiar simplesmente por tê-los atingido. Este é o segundo caso que merece ser registrado. Um projeto importante para a organização ocorria em três cidades distintas: São Paulo, Rio de Janeiro e Belo Horizonte.
De nada adiantava uma cidade atingir seus objetivos e outra não, assim, as equipes das três cidades tinham o compromisso de atingir seus objetivos específicos para que o objetivo geral do projeto fosse considerado atingido. Isto resultou em esforço ímpar da equipe do projeto e dos líderes regionais, resultando em sucesso do projeto. Ao final do ano, embora não houvesse verba financeira para premiação, o gerente geral do projeto buscou apoio no patrocinador (sponsor) e providenciou a aquisição de livros para todos os participantes do projeto das três cidades.
As obras tratavam de liderança sendo escritas por renomados autores nacionais e internacionais. A entrega foi realizada de forma simultânea nas três cidades, com uma conexão telefônica (bridge) que permitiu que o gerente geral do projeto agradecesse a todos, pois estavam conectados, evidenciando a valorização dos integrantes do projeto. Todos os livros foram embalados na modalidade de presente, tendo sido previamente encaminhados às cidades. A surpresa foi também para os líderes regionais, que sabiam que suas equipes seriam premiadas, mas não sabiam que eles também o seriam, causando surpresa e motivação.
Assim, é evidente que as avaliações formais periódicas são importantes, pois definem as promoções e aumentos salariais, porém, não se pode esquecer dos instrumentos de premiação e reconhecimento que estão disponíveis na organização e de outros, que com criatividade do Gerente do Projeto e com uma dose de iniciativa para superar eventuais barreiras burocráticas podem fazer uma “boa limonada com um limão”.
Notas:
- É permitida a reprodução desse artigo, desde que citado o autor e a fonte (Impariamo® Cursos e Consultoria).
- Artigo originalmente publicado no site Meta Análise e republicado no livro “Gerenciamento dos Custos em Projetos” da coleção “Grandes Especialistas Brasileiros em Gerenciamento de Projetos” da Editora Elsevier (2014), p. 109-111.
Vídeo – Trata do tema premiação em projetos, é a Lição 01 do livro “Lessons Learned em gerenciamento de projetos: 40 lições aprendidas” de Armando Terribili Filho e Anderson Roberto Godzikowski (Editora M.Books de São Paulo, 2015). Este vídeo, além de apresentar o livro, comenta sobre o problema de socializar as premiações em projetos. Título da lição: “Premiação, sim! Socialização, não!”