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Escopo do Projeto e Escopo do Produto: o que é importante saber sobre isso?

Autor: Armando Terribili Filho da IMPARIAMO®.

 

O tema “gerenciamento do escopo” é um dos mais complexos na gestão de projetos. O Benchmarking em Gerenciamento de Projetos de 2013, apontou que dentre os 20 problemas mencionados pelas 676 organizações pesquisadas:

      • “Escopo não definido adequadamente” – apontado para 59,6% das organizações respondentes, ficando em segundo lugar dos 20 problemas apontados;
      • “Mudanças de escopo constantes” – apontado para 52,5% das organizações respondentes, ficando em quarto lugar.

Na Figura 1 são apresentados apenas os 10 problemas mais frequentes nas organizações, com destaque para os dois problemas mencionados.

A definição do escopo não é algo tão simples como pode parecer. A confusão começa em identificar a diferença de “escopo de projeto” e “escopo de produto”. E atenção, quando se fala em dificuldades, entenda-se neste universo não apenas leigos, mas também alguns profissionais de mercado e da área de projetos alunos de pós-graduação.

Com base na 6ª. edição do Guia PMBOK® (2017, p. 131), as definições:

    • “Escopo do produto: as características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado.
    • Escopo de projeto: o trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas.” (grifos nossos).

O próprio Guia PMBOK® complementa a definição e tenta amenizar a confusão quando menciona que “O termo ‘escopo do projeto’ às vezes é visto como incluindo o escopo do produto”. (p. 131).

Esquecendo-se da questão semântica do que é “escopo de produto” e “escopo de projeto”, as palavras mencionadas nas definições (características, funções e trabalho) são muito distintas. Assim, quando se fala em “características e funções”, o que se pretende é definir a entrega do projeto. Por exemplo, se o projeto fosse uma festa de casamento, ter-se-ia como características: salão de festas para 100 pessoas, música com DJ, serviço de alimentação ampla (deve atender pessoas com intolerância a glúten, açúcar ou lactose), decoração do salão no estilo dos anos 80, serviço de vallet para estacionamento de veículos, serviço de segurança, dentre outros).

Em contrapartida, quando se fala em “trabalho”, o que se pretende é mostrar é o “esforço” necessário para se entregar o produto definido. Esforço é representado por “ações” ou “atividades”. Por exemplo: Identificar 5 salões de festas na cidade com capacidade para pelo menos 100 pessoas, Visitar os salões de festas, Solicitar orçamentos, Equalizar as propostas (método técnica/preço 80/20), Escolher o salão, Contratar o salão, Elaborar e assinar o contrato de aluguel, Vistoriar, Decorar o salão, Pagar, Acompanhar vistoria na devolução, etc. Pode-se notar que as “ações” ou “atividades” começam sempre por um verbo, indicando “ação”.

Retornando à discussão sobre escopo do produto e escopo do projeto, convém debater sobre quais seriam os documentos para registro do escopo do produto e escopo do projeto. O escopo do produto (características e funções do que será gerado pelo projeto) deve ser registrado em uma lista, que pode ser chamada de Lista de Requisitos, devidamente numerados e especificados, incluindo data de inclusão, o solicitante, tipo (funcional, legal, de segurança, de desempenho, dentre outros) e critérios de aceite, se houver (de preferência os critérios devem ser: quantificáveis, verificáveis e realistas). No Guia PMBOK®, a Lista de Requisitos é chamada de Matriz de Rastreabilidade de Requisitos. As características e funções do produto também podem estar descritas por meio de desenhos e especificações. (Xavier, 2009).

O escopo do projeto (trabalho) é dado pelo cronograma, pois representa o “esforço” que será dispendido, que em um nível mais elevado seria a EAP (Estrutura Analítica do Projeto), também chamada de WBS (Work Breakdown Structure). A EAP é a decomposição sucessiva da entrega do projeto em entregáveis menores (hierarquizados) até o nível de “pacote de trabalho”. Em geral, a EAP é apresentada de forma visual. Com isso, o entendimento do projeto (o que está contemplado e o que não está) fica explícito; ademais, o planejamento e o gerenciamento ficam facilitados; com base na EAP é que se desenvolve o cronograma de maneira segura e bem detalhada, tanto para as estimativas de tempo, como as de custos.

A pergunta que permanece é: “Qual é a origem dessa confusão entre Escopo de Projeto e Escopo de Produto?”.

Resposta: uma possível interpretação equivocada do Guia PMBOK®. Explicando melhor: em três exemplos de EAP contidos no Guia PMBOK® (Figuras 5-12, 5-13 e 5-14, respectivamente, nas páginas 158, 159 e 160) o item “Gerenciamento de Projetos” aparece como um dos elementos nessas figuras. Não que esteja errado, está correto, mas pode causar uma interpretação equivocada. Por exemplo, a Figura 2 apresenta quatro elementos no segundo nível: 1.1 Avaliação de Necessidades, 1.2 Desenvolvimento de Padrões, 1.3 Engenharia de Sistemas e 1.4 Gerenciamento de Projetos.

Após indagar a alguns alunos e ex-alunos que tinham dúvidas sobre Escopo de Projeto/Escopo de Produto, obtive como resposta que os itens 1.1 Avaliação de Necessidades, 1.2 Desenvolvimento de Padrões, 1.3 Engenharia de Sistemas representavam o escopo do produto, enquanto o item 1.4 (Gerenciamento de Projetos) representava o escopo do projeto. Está incorreto! A EAP como um todo representa o Escopo do Projeto, pois a partir dela é que serão definidas as atividades (esforço, trabalho) – Figuras 3 e 4.

No caso do item 1.4 (Gerenciamento de Projetos), se detalhado, poder-se-ia ter: 1.4.1 Planejamento, 1.4.2 Reuniões, 1.4.3 Administração. Essa decomposição é proposta na Figura 5-13 do próprio Guia PMBOK® (p. 159). É importante ressaltar que dentre as atividades para o item 1.4.1 Planejamento, poderiam estar contempladas: Definir equipe de trabalho, Organizar, divulgar e realizar a reunião inicial, Definir os artefatos a serem gerados, etc.

Ressalta-se que o detalhamento de “Gerenciamento de Projetos” pode variar de projeto para projeto, em função do tipo de projeto, complexidade, controles e padrões definidos pelo PMO (Project Management Office) ou pela equipe do projeto.

Na Figura 5, a síntese sobre Escopo de Projeto e Escopo de Produto com a documentação mínima para suas definições.

Moral da história: saber a diferença entre Escopo de Produto e Escopo de Projeto não é tão relevante, mas não elaborar uma Lista de Requisitos do produto ou serviço a ser gerado pelo projeto é uma falha grave!

 

Referências:

PMSURVEY.ORG 2013 Edition. Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos. Disponível em: <http://www.pmsurvey.org>. Acesso em: 30 set. 2014.

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE – PMI. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®).6. ed. Pensilvânia: Project Management Institute, 2017.

XAVIER, Carlos Magno da Silva. Gerenciamento de projetos: como definir e controlar o escopo do projeto. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2009.

 

Agradecimentos

Aos alunos da Turma XI no MBA em Gerenciamento de Projetos da UNIVALI de Itajaí (SC), pelo questionamento crítico, colaboração, e sobretudo, inspiração.


 

Notas:

  1. É permitida a reprodução desse artigo, desde que citado o autor e a fonte (Impariamo® Cursos e Consultoria).
  2. Quanto ao tema “Mudanças de Escopo”, recomenda-se a leitura do artigo “O desafio do gerente na gestão de mudanças”.

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