O gerenciamento de projetos e as comemorações
Autor: Armando Terribili Filho da IMPARIAMO®.
Iludem-se aqueles que creem que um projeto com um bom planejamento, não terá no transcorrer de sua execução algumas ou várias crises. Em geral, os projetos atravessam “turbulências” que podem ter origem em uma ou várias dimensões, como: prazos (o cronograma está atrasado), custos (o projeto está gastando mais que o previsto), qualidade (as entregas efetuadas até a data não têm atendido às expectativas do cliente/usuário, ou pior, não têm atendido aos requisitos pré-definidos), escopo (há discussões sobre conteúdo das entregas no projeto, com ameaças de aplicação de penalidades, ou mesmo, de anulação do contrato).
Outras fontes de problemas: aquisições (as entregas dos fornecedores têm atrasado, ou não têm a qualidade esperada, ou ainda, os preços estão subindo em função de variação cambial), riscos (alguns dos riscos analisados no planejamento tornaram-se realidade, ou pior, riscos não identificados surgiram no transcorrer do projeto), comunicação (falhas na comunicação têm comprometido o projeto como um todo), recursos (ocorreram demissões de profissionais-chave no projeto, a equipe está desmotivada, ou ainda, há cisão na equipe do projeto), dentre outros.
Postura Gerencial
Cada vez mais se evidencia o universo de habilidades e competências necessárias para um Gerente de Projetos desempenhar com sucesso suas atividades, pois além de gerenciar sua equipe, o patrocinador do projeto e os fornecedores, deve ser hábil para negociar prazos e preços, conduzir reuniões e documentá-las de forma concisa, ser comunicativo e exigir de sua equipe um plano de comunicação para o projeto, gerenciar conflitos entre as partes interessadas do projeto, impor que o projeto tenha um plano de respostas para os riscos identificados, tudo isso com iniciativa e atitude positiva.
Provavelmente, o maior desafio do Gerente de Projetos seja liderar sua equipe. Para tanto, o Gerente de Projetos precisa informar de forma clara para os integrantes da equipe, o que espera de cada um em termos de qualidade e desempenho, informando os prazos e os critérios de validação de cada atividade realizada. A missão de fazer com que todos se comprometam com o sucesso do projeto é difícil, porém, em contrapartida o Gerente de Projetos deve propiciar que os profissionais se desenvolvam e cresçam no projeto, que sejam valorizados e reconhecidos pelo bom desempenho, e que também sejam corrigidos quando a atuação estiver aquém do planejado. O Gerente de Projetos deve criar um clima profissional, democrático, transparente e de confiança, proporcionando o crescimento de todos.
Premiações
Quando se fala em premiação, tem-se na maioria das vezes, algo individual pelo excelente desempenho de um profissional ou de um grupo de profissionais que atuam em uma dada frente de trabalho no projeto, pelos resultados obtidos. As organizações têm, em geral, políticas claras de premiação por desempenho, com recompensas financeiras, viagens, brindes, entre outras. Como essas recompensas estão contidas nas políticas da organização, pouco ou nada afetam o andamento dos projetos, pois se tratam de instrumentos disponíveis na organização que podem (e devem) ser utilizados pelos Gerentes de Projetos. Em geral, não se faz um planejamento prévio de premiações, pois não se sabe se elas existirão no transcorrer do projeto, muito menos as modalidades de premiações e respectivas quantidades. As premiações são pontuais e, em geral, requerem apenas aprovações às solicitações para sua efetivação, podendo ocorrer a apropriação de custos ao projeto ou não, uma vez que isso é particularidade de cada organização.
Comemorações diferem completamente de premiações. As comemorações representam manifestações de grupos por alguma data, acontecimento ou realização (conquista, por esforço). As comemorações de Natal, de aniversário, de Dia dos Namorados, por exemplo, são típicas comemorações por data; dentre as comemorações por acontecimento, pode-se mencionar: o nascimento de um filho, a recuperação de saúde de um amigo, ganhar na loteria etc. Dentre as comemorações por realização (conquista, por esforço) pode-se citar: ser aprovado no vestibular, concluir com sucesso um curso de graduação ou pós-graduação, comprar um novo apartamento, dentre outras.
Comemorações em Projetos
Nos projetos existem algumas comemorações por data ou por acontecimento, mas de forma individualizada ou de pequenos grupos. O tema “comemorações” relativas a “realizações do projeto” (conquistas, por esforços) são raras, ou quando existem tratam-se de iniciativas isoladas de alguns integrantes da equipe do projeto. O que se pretende discutir nesse artigo é a realização de comemorações com todos os integrantes do projeto, por conquistas ocorridas no seu transcorrer. Por exemplo, uma entrega intermediária do projeto foi efetuada com sucesso no prazo estabelecido: o cliente está satisfeito com a qualidade. Assim, por que não compartilhar essa alegria com todos os integrantes do projeto? (de uma forma direta ou indireta, todos contribuíram para isso). Esse tipo de comemoração (um churrasco em um final de semana, por exemplo) pode contemplar a participação de cônjuges, namorados e filhos dos integrantes do projeto, propiciando um crescimento no relacionamento social; ademais, o clima no projeto torna-se estimulante às amizades, ao compromisso com resultados e às futuras conquistas. Inegavelmente, a autoestima da equipe cresce.
A pergunta que se lança é “Por que se fazem tão poucas comemorações pelas conquistas que as equipes dos projetos vão obtendo, pela superação de obstáculos, pelo progresso do projeto?”. As razões mais comuns são: falta de tempo e falta de recursos financeiros. A falta de tempo é uma realidade no mundo atual; entretanto, não se pode ter como premissa que nunca se terá tempo para comemorar. As comemorações podem ser realizadas após o horário do expediente (happy hours) ou em finais de semana. Quanto à falta de recursos financeiros, a alternativa é quando da elaboração do projeto, incluir no planejamento de custos, os recursos para realização de algumas comemorações. Assim, o Gerente de Projetos terá liberdade em usar o valor orçado como e quando julgar mais conveniente. Se porventura, não houver comemoração alguma no projeto, o montante estimado e não gasto será considerado como redução nos custos do projeto (economia) ou revertido em margem adicional para o projeto (no caso de projetos vendidos a clientes; por exemplo, empresas de consultoria).
Pense nisso!
As comemorações não podem ser esquecidas nos projetos, pois em geral, registram as conquistas e realizações dos profissionais que nele atuam. Que ótimo seria, neste caso, que “tudo acabasse em pizza”, no verdadeiro sentido do termo: de alegria, de sabores, de integração entre as pessoas, de conquistas coletivas e, não no sentido da impunidade da classe política deste país. De qualquer modo, comemore sempre suas realizações e conquistas, dando um alegre sabor à vida!
Notas:
- É permitida a reprodução desse artigo, desde que citado o autor e a fonte (Impariamo® Cursos e Consultoria).
- Artigo originalmente publicado no site Meta Análise e republicado no livro “Gerenciamento dos Custos em Projetos” da coleção “Grandes Especialistas Brasileiros em Gerenciamento de Projetos” da Editora Elsevier (2014), p. 112-114.