Passo a passo para planejar e executar projetos
Autor: Armando Terribili Filho da IMPARIAMO®.
Com base no livro “Gerenciamento de Projetos em 7 Passos: viabilidade, planejamento e execução“.
Livro com imagens, tabelas, modelos e exemplos. Didático (com um passo a passo efetivo) e com diagramação moderna. Ao final de cada capítulo é mostrado um conjunto sintético e objetivo de “10 pontos relevantes” sobre o tema. Estes itens têm destaque gráfico para facilitar a visualização pelo leitor. A seguir, um breve descritivo dos 7 passos.
Passo 1 – Definição Preliminar do Projeto
Trata-se da definição preliminar do projeto por meio da criação do Termo de Abertura do Projeto (Project Charter) ou do Canvas. Neste primeiro passo está prevista a realização da Análise de Atratividade e/ou Estudo de Viabilidade que, após a aprovação, autoriza a existência do projeto na organização. Esses documentos e estudo contêm informações preliminares sobre o projeto, e que será base para detalhamento, uma vez que as informações disponíveis ainda estão em alto nível.
Passo 2 – Planejamento do Escopo
O escopo é aquilo que o projeto tem como proposta de entrega, com base nos requisitos definidos. A clara especificação do escopo é, certamente, uma das tarefas mais importantes em um projeto, pois como consequência desta definição serão estabelecidas as entregas planejadas, o cronograma, os recursos necessários, as aquisições e os custos estimados.
Passo 3 – Planejamento do Cronograma, dos Recursos e Custos
O cronograma é um documento essencial de um projeto, pois indica de forma clara e objetiva as atividades que gerarão as entregas do projeto. É um importante instrumento de comunicação do Gerente de Projetos com a equipe e com o patrocinador (sponsor). O planejamento de recursos humanos deve ser feito com base nas atividades programadas para o projeto, pois envolve habilidades e competências específicas para realizá-las. Por vezes, há necessidade de se adquirir materiais, equipamentos, softwares, sistemas e serviços externos. Os recursos humanos e as aquisições determinam a estimativa preliminar de custos do projeto.
Passo 4 – Planejamento da Comunicação e Avaliação dos Riscos/Oportunidades
Um plano de comunicação deve englobar as comunicações de todos os interessados (stakeholders) do projeto. Este plano deve, no mínimo, contemplar o calendário para realização das reuniões operacionais e executivas de avanço do projeto e a preparação/distribuição de relatório de progresso.
Os riscos e as oportunidades são possíveis eventos que se transformados em realidade trarão algum impacto ao projeto, negativo ou positivo. A construção de um Plano de Gestão de Riscos e Oportunidades consiste em identificar, analisar, atuar e monitorar os riscos/oportunidades.
Os custos planejados de Comunicação, de respostas aos riscos e as reservas de contingência e gerencial calculadas, devem ser incorporadas às estimativas de custos do projeto.
Passo 5 – Lançamento do Projeto
O lançamento de um projeto é precedido pela mobilização da equipe, pelos comunicados que divulgam o projeto e os benefícios esperados, criando um ambiente propício para seu “lançamento”, que me geral, é realizado por uma Reunião de Início (ou kickoff).
Passo 6 – Execução e Controle do Projeto
Na execução e controle de um projeto as mudanças são gerenciadas e os planos atualizados. O uso de indicadores permite que condições de anormalidade sejam constatadas e gerenciadas, com base na análise das causas raiz dos desvios. É nesta etapa que as Lições aprendidas (Lessons Learned) são capturadas, sejam erros ou acertos.
Passo 7 – Encerramento de Projeto
O aceite final do projeto é caracterizado quando os requisitos do projeto foram atendidos. Nesta etapa ocorrem os processos de: aceite da qualidade das entregas, avaliação de desempenho dos profissionais, encerramento dos contratos com cliente e/ou fornecedores.
Notas:
- É permitida a reprodução desse artigo, desde que citado o autor e a fonte (Impariamo® Cursos e Consultoria).
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