Gerenciamento de Projetos em 7 Passos: uma abordagem prática
Autor: Armando Terribili Filho da IMPARIAMO®.
No dia 28 de junho foi efetuado o lançamento de meu livro com o título deste artigo. Indiscutivelmente, para o autor, é um momento de realização pessoal e profissional. Realização pessoal, pois no evento encontramos colegas e ex-colegas de trabalho, professores, alunos e ex-alunos, orientandos e ex-orientados, amigos e familiares – ou seja, os companheiros de viagem. É também momento de realização profissional, pois através de um livro, o autor apresenta o repertório de conhecimentos que adquiriu com pesquisas e com sua experiência. O desafio é comunicar ao leitor as ideias, propostas e conhecimentos de forma criativa, inovadora, organizada e didática para que o produto gerado (livro) possa ser efetivamente utilizado.
Um livro, nos dias de hoje, precisa ser algo extremamente objetivo e conciso, considerando a avalanche de informações que recebemos no dia a dia e a absoluta falta de tempo das pessoas. Por isso, um livro deve oferecer também a possibilidade de um acesso direto a um tema específico, a um esclarecimento, a um exemplo, etc. Ademais, considerando que muitas pessoas utilizam o sentido “visão” para entender e reter informações, a apresentação de esquemas, gráficos, tabelas em um livro torna-se requisito fundamental para muitos leitores, sobretudo, os visuais. Como disse o amigo e irmão André Nadjarian quando prefaciou o livro mencionado: “…acredito que a maioria das obras escritas não vai direto ao ponto, é superficial sobre o assunto, não dá ‘o caminho das pedras’, ou é muito acadêmica ou tenta ser prática demais, mas não tem método tampouco didática”.
O Livro
Neste contexto, surgiu o livro, que além de detalhar o passo a passo em Gerenciamento de Projetos, apresenta 25 artigos da área, abordando temas relevantes no Gerenciamento de Projetos que nem sempre são encontrados nos tradicionais livros técnicos, como: conflitos decorrentes das diferentes gerações de profissionais, tipos de locais de trabalho (home office, home based e coworking), gerência de equipes remotas, ética, assédio moral e sexual.
Os exemplos apresentados no livro são evolutivos e ao final de cada capítulo é mostrado um conjunto sintético e objetivo de “10 pontos relevantes” sobre o tema. Estes itens têm destaque gráfico para facilitar a visualização pelo leitor. A seguir, um breve descritivo dos 7 passos.
Passo 1 – Definição de um Projeto
Trata-se da criação e aprovação do Project Charter ou Termo de Abertura do Projeto que autoriza a existência do projeto na organização e empossa o Gerente de Projeto de autoridade para alocar os recursos às atividades. Este documento é composto de informações básicas sobre o projeto, e que será base para detalhamento do projeto, uma vez que as informações contidas no documento estão ainda em alto nível.
Passo 2 – Planejamento do Escopo
O escopo é aquilo que o projeto tem como proposta de entrega, com base nos requisitos definidos. A clara especificação do escopo é, certamente, uma das tarefas mais importantes em um projeto, pois como consequência desta definição serão estabelecidos os “entregáveis”, o cronograma, os recursos necessários, os custos estimados e os critérios de aceite (qualidade). A criação da WBS (Work Breakdown Structure) ou EAP (Estrutura Analítica de Projetos) se faz através da Técnica da Decomposição de cada “entregável” do projeto em “entregáveis” menores.
Passo 3 – Planejamento do Cronograma
O cronograma é um documento essencial de um projeto, pois indica de forma clara e objetiva as atividades que gerarão os “entregáveis” do projeto, os marcos do projeto (milestones), a dependência entre as atividades e o Caminho Crítico (conjunto de atividades que não pode atrasar), tudo isto de forma gráfica e temporal. O cronograma também é um importante instrumento de comunicação do Gerente de Projeto com a equipe e com o patrocinador (sponsor).
Passo 4 – Planejamento dos Recursos Humanos, Aquisições e Custos
O planejamento de recursos humanos deve ser feito com base nas atividades programadas para o projeto, pois envolve habilidades e competências específicas para realizá-las. Ademais, muitas vezes, há necessidade de se adquirir materiais, equipamentos, softwares, sistemas e serviços externos, de acordo com parâmetros de qualidade previamente definidos. Os recursos humanos e aquisições afetam diretamente o orçamento de um projeto.
Passo 5 – Planejamento da Comunicação e dos Riscos
O plano deve englobar as comunicações de todos os interessados (stakeholders) do projeto: patrocinador (sponsor), equipe do projeto, usuários, fornecedores, e eventualmente, a mídia. Este plano contempla também o calendário para realização das reuniões de início, das periódicas reuniões de progresso (operacional e executiva) e de encerramento do projeto. Os riscos são possíveis eventos que se transformados em realidade trarão algum impacto ao projeto. Os riscos podem estar associados a aspectos de pessoal, da organização, de tecnologias/ferramentas que serão utilizadas no projeto, de estimativas, de custos, de escopo/requerimentos ou riscos externos. A construção de um Plano de Gestão de Riscos se consiste em identificar, analisar, atuar e monitorar os riscos, visando minimizar os dois componentes principais do risco: a probabilidade de sua ocorrência e/ou o impacto que pode causar ao projeto.
Passo 6 – Execução, Monitoração e Controle do Projeto
A execução de um projeto é precedida pela mobilização da equipe, pelos comunicados que divulgam o projeto e os benefícios esperados, criando um ambiente propício para seu “lançamento”. Na execução, monitoração e controle de um projeto torna-se imprescindível que os planos sejam constantemente atualizados, a fim de refletir a situação corrente no projeto, pois a tradicional frase “a realidade muda o plano” permanece viva também na área de Gerenciamento de Projetos. O uso de indicadores, que representam “leituras” de várias dimensões de um projeto, que transformadas em uma unidade numérica permitem que se realizem comparações com padrões previamente definidos, podendo-se desta forma, diagnosticar condição de normalidade ou de desvio. Neste caso, caberá ao Gerente de Projeto efetuar a análise das causas dos desvios, para então, definir as ações corretivas e/ou preventivas que se fizerem necessárias. Dimensões gerenciadas: escopo, aquisições, qualidade, prazos, custos, recursos humanos, comunicação e riscos.
Passo 7 – Encerramento de Projeto
Este passo se constitui do aceite final do projeto, da avaliação (da qualidade, do desempenho dos profissionais, da satisfação do patrocinador), do encerramento administrativo, incluindo os contratos com cliente e/ou fornecedores, e também, do registro em lições aprendidas (lessons learned).
Para concluir este artigo, gostaria de mencionar o oitavo passo, intencionalmente omitido no livro, que representa as comemorações pelas conquistas e realizações. Estas não devem ser esquecidas, nem no âmbito de projeto e muito menos no pessoal.
Notas:
- É permitida a reprodução desse artigo, desde que citado o autor e a fonte (Impariamo® Cursos e Consultoria).
- Artigo originalmente publicado no site Meta Análise e republicado na Revista Qualimetria FAAP – edição de agosto/2011, p. 78-79.