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Comunicação é causa de problemas em projetos

Comunicação é causa de problemas em projetos

por Armando Terribili Filho da IMPARIAMO 

O Project Management Institute (PMI) no Brasil, através dos seus 13 chapters, organizam anualmente um benchmarking, a fim de compreender a situação da área de Gerenciamento de Projetos no país, como: aplicação de metodologias, principais ferramentas utilizadas, principais áreas de problemas, causa dos problemas, treinamento, investimento em certificações, etc. O Benchmarking realizado em 2009 (Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil), recentemente publicado, do qual participaram 300 empresas, apontou que o item “problemas de comunicação” lidera a lista de problemas que ocorrem com mais frequência nos projetos nas organizações com 76%, ou seja, de cada quatro empresas, três apresentam problemas de comunicação em seus projetos.

A comunicação em projetos é complexa e exige um efetivo planejamento (simples de ser desenvolvido), pois a “informação a ser distribuída” tem diferentes objetivos, para os diferentes interlocutores, em diferentes níveis de informação. Atualmente, muito se fala em “democratização da informação”, para que os profissionais tenham acesso às informações, contudo, isto não representa que a informação seja pública, mas sim, pertinente ao trabalho a realizar, ao seu nível de autoridade e tomada de decisão. 

Por exemplo, para a equipe do projeto, as instruções para realização das atividades, o cronograma detalhado, as reuniões de progresso de projeto são integrantes do processo de comunicação. Para o patrocinador (sponsor), a comunicação tem informações em nível executivo, inclusive o cronograma, que tem uma apresentação mais sumarizada que o cronograma detalhado. Para o usuário final, a comunicação envolve “o quanto o projeto afeta seu dia a dia”, suas habilidades e capacitação e até sua segurança pessoal (há risco de perda do emprego?). Caso não haja uma comunicação positiva junto ao usuário final (ou ausência dela), poderá haver rejeição do usuário ao projeto. É justamente por isto, que muitas empresas contratam consultorias especializadas em change management (gestão de mudanças) quando da execução de um projeto que envolve significativas alterações em processos, sistemas ou organograma da organização, pois exige comunicação com os afetados e medição dos resultados. Nesta etapa, o papel da liderança é fundamental para obtenção do apoio e comprometimento de todos os envolvidos. 

A comunicação em um projeto envolve também a comunicação visual, que é a utilização de desenhos, símbolos e gráficos, pela facilidade de entendimento e memorização. Um exemplo típico é o cronograma, que em geral, é representado por uma ilustração gráfica. O cronograma deve ser atualizado com a maior frequência possível e ser disponibilizado a todos participantes do projeto, para que todos saibam o que deve ser feito e quando. Ademais, é uma forma de se obter compromisso dos responsáveis e participantes pelas atividades, e é por isso que se recomenda que o cronograma atualizado seja publicado no site do projeto (caso exista), nas paredes da sala na qual a equipe do projeto atua, também chamada de War Room. 

Uma analogia que pode ser feita é a comunicação que existe em estradas que fornece o direcionamento ao motorista, informa as distâncias, alerta para condições físicas da estrada e de segurança para o condutor, informa os serviços e pontos turísticos existentes. Uma estrada no Brasil e uma na Alemanha têm em comum a comunicação visual, mas os textos contidos em placas somente serão compreensíveis pelos usuários que conheçam o idioma utilizado na rodovia (português no Brasil e alemão na Alemanha). Assim, em um projeto, deve ser criada uma “linguagem comum” (conjunto de conceitos, definições e jargões) que seja entendida por todos os envolvidos. 

O Plano de Comunicação de um projeto é algo simples de ser elaborado e utilizado. Talvez pelo fato de ser simples de ser feito, muitos Gerentes de Projeto acabam não desenvolvendo um plano para os seus projetos, e assim, algumas lacunas na comunicação são observadas no dia a dia das organizações, sobretudo, nos momentos de crises nos projetos. Desta forma, saber o que divulgar, como divulgar, para quem divulgar, a periodicidade e o meio de comunicação são componentes básicos de um plano de comunicação, cuja elaboração, atualização e monitoração é responsabilidade do Gerente de Projeto. 

Pode-se concluir que gerenciar a comunicação é divulgar o que está sendo feito, gerir o que está sendo falado e o que está sendo documentado, constituindo-se assim, em alicerce de uma boa gestão do projeto. Diante deste dinamismo no contexto de execução de um projeto, torna-se imprescindível que haja uma efetiva gestão da comunicação, por exemplo, através de um indicador específico para esta área, que poderá ser desenvolvido pelo gerente, permitindo assim, a monitoração da comunicação do projeto. 

 

Notas: 

(1)  Este texto foi adaptado de trecho extraído do livro “Indicadores de Gerenciamento de Projetos: monitoração contínua” da Editora M. Books (2010). 

(2)  Nota do autor: há no Brasil 15 chapters do PMI, sendo que o penúltimo foi criado em 2012 (Sergipe) e o último em 2015 (Mato Grosso, na cidade de Cuiabá), que evidentemente, não participaram do benchmarking de 2009.

 

Artigo originalmente publicado no site Meta Análise em 28/01/2010, republicado na Revista Qualimetria FAAP – edição de abril/2010, p. 70-71 e no livro “Gerenciamento de Projetos em 7 Passos” da Editora M.Books (2011), p. 246-248.

É permitida a republicação/divulgação deste artigo, desde que citado o autor, apresentado o link da Impariamo (www.impariamo.com.br) e o link completo do artigo. 

 

Vídeo - o vídeo apresentado a seguir, que aborda a comunicação em projetos, é a Lição 19 do livro "Lessons Learned em gerenciamento de projetos: 40 lições aprendidasde Armando Terribili Filho e Anderson Roberto Godzikowski (Editora M. Books de São Paulo, 2015). Título da lição: "Autoridade ou Carisma?"

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